Как се съставя отчет за приходите и разходите

Отчетът за приходите и разходите е от особено значение за всяка компания, защото представя подробна информация за финансовите резултати от дейността на предприятието за определен период от време.

Заинтересованите страни разчитат на този отчет, за да оценят конкурентоспособността на фирмата, а именно да генерира приходи, да управлява разходите си и да реализира печалба.

Освен това съставянето на такъв финансов отчет спомага за поддържане на прозрачността на компанията чрез информиране на данъчните и регулаторни органи на държавата.

Важно е да се има предвид, че отчетът за приходите и разходите е само един от финансовите отчети и инструменти на едно предприятие. Другите включват консолидиран финансов отчет, междинни финансови отчети, отчет за паричните потоци и в някои случаи отчет за промените в собствения капитал.

В тази статия ще научиш как се съставя отчет за приходи и разходи, какви са неговите основни компоненти и как той се вписва в общата картина на финансовите дейности на предприятието ти.

Какво представлява отчетът за приходите и разходите?

Отчетът за приходите и разходите на една фирма е финансов документ, сумиращ всички приходи и разходи на компанията за определен период, който обикновено е една финансова година. Той показва крайния финансов резултат – печалба или загуба – като разликата между приходите и разходите за периода. 

В основата на отчета лежи принципът на признаване на приходите и разходите в момента на тяхното възникване, а не когато се извършва плащането. Това значи, че те се отчитат в периода, в който са реализирани, независимо какви са фактическите дати на плащане.

Отчетът включва различни категории приходи и разходи като оперативни, финансови, извънредни и други.

Те най-често са следните видове:

• Оперативни: Те са свързани с основната стопанска дейност на компанията;
• Финансови: Отразяват доходите и разходите от финансови операции като лихви, дивиденти и пр;
• Извънредни: Необичайни приходи и разходи, които не са част от редовната дейност на компанията, като печалби от продажба на дълготрайни активи или застрахователни обезщетения.

Повечето анализатори, когато оценяват цялостната стойност на една компания, започват от нейния отчет за приходите и разходите, вземайки предвид фактори като рентабилност, размер на печалбите и загубите, разпределение на активите и пасивите и други.

Благодарение на честото публикуване на тези отчети инвеститорите могат да следят развитието на компанията и по-лесно да вземат решение дали си струва да вложат пари в нея. Освен това директорите на компанията базират решенията си за разширяване на бизнеса на база информацията от този отчет.

Кредиторите, отпускащи заеми на фирмата, и конкурентите, надпреварващи се в същата индустрия, също го ползват, за да преценяват стойността и финансовата стабилност на компанията.

Когато се направи сравнение с минало представяне на предприятието спрямо цялата индустрия, конкретния пазар или конкуренцията, се вижда дали компанията продължава да увеличава своите печалби, как се представя спрямо индустрията, в която оперира, и спрямо основните си конкуренти.

Кога, от кого и къде се подава?

Отчетът за приходите и разходите се подава след края на отчетния период, който за в Република България съвпада с календарната година. 

За новоучредени дружества това е първият отчетен период от датата на вписване на дружеството в Агенцията по вписванията до 31-ви декември. За вече учредени дружества важи общото правило за съвпадане с календарната година.

Съставител на отчета може да бъде всяко физическо или юридическо лице, отговарящо на критериите в Закона за счетоводството.

Изискванията са:

• Минимална степен на завършено образование – бакалавърска или магистърска степен по висше счетоводно-икономическо образование;
• Действителен стаж по специалността – 3 години за бакалаври и 2 години за магистри;
• Да не са осъждани за престъпление от общ характер.

Отговорността за съставянето и подаването на отчета е изцяло върху управителите или упълномощените от тях лица, които обикновено са счетоводителите.

В България отчетът се подава в Търговския регистър при Агенцията по вписванията като част от годишния финансов отчет на компанията. По електронен път отчетът може да бъде публикуван от съставителя на отчета, управителя на дружеството или адвокат. 

Необходимите документи за подаване по електронен път са:

• Приложение/Заявление Г2;
• Годишен финансов отчет с подпис от съставителя и ръководителя на компанията съгласно Закона за счетоводството;
• Подписана от заявителя декларация по чл. 13, ал. 4 от ЗТРРЮЛНЦ относно истинността на обстоятелствата, заявени за вписване, и приемането на представените актове за обявяване;
• Нотариално заверено пълномощно, в случай че отчетът се публикува от съставилото го лице;
• Адвокатство пълномощно и декларация по чл. 13, ал. 5 от ЗТРРЮЛНЦ, в случай че отчетът се публикува от адвокат.

По-специалните документи, изисквани по Закона за счетоводството, които също са част от пакета документи, публикуващи се в Агенция по вписванията, са:

• Документ по чл. 19, ал. 1, т.1, 2, 3 и чл. 20 за микро, малки и средни предприятия към Заявление Г2 се прилага и декларация за приемането на отчета от компетентен орган, подписана от законния представител на търговеца или юридическо лице с нестопанска цел;
• Документ по чл. 19, ал. 1, т. 4 и § 1, т. 22 от ДР за големи предприятия и предприятия от обществен интерес вместо декларацията, спомената по-горе, се прилагат документи, доказващи изпълнението на изискванията относно приемането на отчета.

Допълнителни документи, които могат да се подадат, но не са задължителни, са:

• Протокол за приемане на годишния финансов отчет от решение на компетентния орган на търговеца (собственика, членовете/акционерите/съдружниците и пр.);
• В случай че има такова, доказателства за редовното свикване и провеждане на общото събрание на компетентния колективен орган.

В случай че самостоятелно подготвяш документите, при несигурност е силно препоръчително да се насочиш към адвокатски или счетоводни услуги.

Документиране на приходите от продажби и услуги

Приходите от продажби на стоки и услуги са основният източник на средства за една компания, част от оперативните приходи. Те следва да са документирани последователно и точно с помощта на касови бележки или фактури за всички направени продажби на стоки и предоставени услуги.

Ако си собственик на физически и електронен магазин, това значи, че е нужно да разполагаш с ПОС терминал и касов апарат. Така можеш да имаш налични в една-единствена база данни за всичките си приходи.

Всеки касов бон и фактура трябва да съдържа необходимите данни за документиране на продажбата.

Такива са:

• Пореден номер на документ (десетразряден, само с арабски цифри);
• Дата на издаване;
• Описание на стоките или услугите;
• Количество;
• Цена;
• Стойност на ДДС;
• Обща стойност;
• Име и адрес на фирмата и други.

Осчетоводяването на приходи от продажби следва да се извършва в момента на тяхното възникване, като е редно да се води регистър с издадени фактури, техните номера и датите им, за да се улеснят по-нататъшните съпоставяне и анализ. Със същата цел се прави и категоризиране на съответните приходи според типа на дейността, продуктите или услугите.

Разходи по икономически елементи

Икономическите елементи се отнасят към дейностите и ресурсите, които са свързани с потребление, търговия, разпределение и производство. Основните разходи за такива елементи засягат следните категории.

Разходи за суровини и материали

В тази група влизат разходите на едно предприятие, нужни за производството и дистрибуцията на стоки и услуги – суровини, материали, оборудване и др.

Когато се прави покупка на суровини и материали, се налагат издаването на поръчкови документи и получаването на фактури от доставчиците, отразяващи точните количества и цени. Разходите се отчитат като преки разходи от дейността на предприятието, свързани с производствения и дистрибуционния процес. 

Отчитането на тези разходи обхваща и отразяването на евентуални отстъпки – например такива от доставчици.

Към разходите за оборудване освен за самото оборудване могат да се причислят и разходи за транспорт, инсталиране и пускане в експлоатация, когато има такива. 

Управлението на запасите от продукция е от особено значение при контрола на разходите. Редно е внимателно да следиш съотношението между запасите от продукция и използваните ресурси. Наличност на необходими материали невинаги значи, че няма да се достигне до прекомерни запаси, което пък на свой ред да доведе до ненужни разходи за съхранение.

Разходи за външни услуги

Външните услуги са онези, които са предоставяни от външни доставчици и не са пряко свързани с производствения процес на компанията. Основните разходи за тях могат да включват: маркетинг, наеми, консултантски услуги, обслужване и поддръжка.

Инвестирането в рекламни кампании, дигитален маркетинг, PR дейности, спонсорства, участия в изложения и т.н. са всички част от маркетинговите разходи. С други думи разходите за стратегиите, които задвижват развитието на марката и увеличаването на продажбите ти, принадлежат тук.

По подобен начин, ако наемаш офис пространство, складови помещения и други физически местоположения за оперативните си дейности, разходите за тях се отчитат в категорията на външните услуги.

Много компании са външни консултанти за специализирани услуги – правни, счетоводни, управленски, ИТ/IT и т.н. Те заедно с разходите за обслужване и поддръжка на оборудване и софтуер са извън вътрешните ресурси на фирмата.

Разходи за амортизации

Амортизацията е процес при който стойността на дълготрайните активи се пренася в себестойността на готовия продукт, което значи, че цената на самите активи с времето се намалява поради износване. В отчета за приходите и разходите този вид разход се определя на базата на съответната амортизационна норма, отнасяща се към всеки актив.

Разходите за амортизации на дългосрочни активи включват не само оборудване, но и други материални активи като сгради и машини, както и нематериални такива като търговски марки, софтуер, патенти, авторски права и др.

Освен тях се вземат предвид и инвестиционните имоти (с изкл. на онези, отчитани по справедлива стойност, и на земята) и биологичните активи като стада крави, овце и лозови насаждения (с изкл. на отчитаните по справедлива стойност).

Амортизационните разходи също могат да се използват за планиране на бъдещи инвестиции като подмяна или подобрение на активите.

При закупуване на оборудване се начисляват разходи за капитализиране и амортизиране през съответния период на полезен живот, съгласно счетоводните стандарти. В актуалния регистър на активите следва да се вписват всички покупки на оборудване, обвързаните стойности и съответстващите разходи за амортизация.

Разходи за възнаграждения

Значителна част от оперативните разходи на всяка компания са тези за възнаграждения, каквито са заплатите и таксите за социално осигуряване. 

Всеки работодател е длъжен да изчислява и удържа данъци и осигурителни вноски от заплатите на своите служители. За целта се изисква редовно актуализиране на трудовите договори и списъци със заплати, когато има промени в политиката на изплащане или количеството осигурителни суми, които може да се удържат.

В България според чл. 272, ал. 1 от Кодекса на труда удръжките включват получени аванси, надвзети суми поради технически грешки, осигурителни вноски, данъци по специални закони и суми за запори. Осигурителните вноски са задължителни плащания към държавни и частни осигурителни фондове, а запорите по-често се отнасят към хората със заплата, близка до минималната или двойна на минималната.

Таксите за социално осигуряване се изчисляват въз основа на определени проценти от осигурителния доход на служителите и са различни за отделните категории персонал. При промени в законодателството те също може да претърпят промени, които следва да бъдат отразени в рамките на отчетния период и според счетоводния баланс на фирмата.

Други разходи

Категорията “други” обхваща оперативни и административни разходи, които не попадат в горните групи. Такива са разходите за командировки, данъци и такси, представителни разходи и отчетна стойност на продадените стоки.

Всички разходи, свързани с бизнес пътувания на служителите, каквито са транспорт, настаняване и дневни, се зачитат за част от командировъчните разходи.

Данъци и такси могат да са корпоративни данъци, местни такси и други подобни задължителни плащания към държавата. Когато има допълнителни наредби за данъци в зависимост от града, където компанията е активна, те също се вземат предвид като разходи от този вид.

Също така корпоративните събития, бизнес срещи, храните и напитките за бизнес цели в счетоводния баланс се вписват като други разходи и по-точно като представителни.

Отчетната стойност на продадените стоки (англ. Cost of goods sold; COGS) се отнасят към разходите, реализирани в определен период, които се начисляват при продажба на продукти и услуги.

Тези сметки се правят и без компютър на стоков картон. където се записва количествено и стойностно приходът от всеки продаден артикул, а разходът – само количествено. В края на периода (напр. ден, седмица) се прави оценка и така се получава съответната отчетна стойност.

Финансови разходи като лихви и такси за кредити

Стойността на използването на чужд капитал като лихви по банкови заеми, такси за обслужване на кредити и други задължения, са основните съставки на финансовите разходи.

При изграждане на отчет за тези разходи описваш също така и разходите от обезценка на финансови активи като инвестиции за краткосрочни активи, разходи покрай предприятия от група и отрицателните разлики от операции с финансови активи.

Размерът на финансовите разходи се определя от фактори като лихвени проценти, условията на финансовите пазари, разликите във валутните курсове и други. 

Лихвите по заемите се отчитат като разход за периода, в който са начислени, без значение кога са платени. Рефинансирането на съществуващи заеми при по-изгодни условия може да доведе до намаляване на част от финансовите разходи.

За оптималното управление на този вид разходи можеш и да си сътрудничиш с финансови консултанти и анализатори, доказали се като способни и надеждни в сферата ти на дейност. Влиянието на финансовите разходи в края на отчетния период се отразява като резултат върху печалбата или загубата на компанията.

Обработка на данъци и данъчни разходи

При обработката на данъци и данъчни разходи се изчисляват всички дължими данъци за съответните дейности, декларират се чрез подаване на нужните документи към компетентната данъчна институция и се изплащат в срок.

Данъчните разходи са няколко вида:

• Корпоративен данък върху печалбата;
• Данъци върху имуществото;
• Местни данъци и такси.

Не всички от тези е задължително да се отнасят към твоето предприятие. По-важното е да си наясно кои данъци е нужно да плащаш и да отделиш време за данъчно планиране, за да подобриш финансовите си резултати.

Данъчното планиране се състои от анализ на финансовото ти състояние, на базата на който взимаш решения за подобряване на общото си управление на финансите и в частност използване на законови данъчни облекчения, където такива са приложими.

Поддръжката на точни и актуални данъчни регистри улеснява процеса по проверка, когато такава бъде инициирана от данъчен орган. За да се зачитат за такива регистрите ти, се налага всички отчети в тях да са извършени спрямо актуалните към момента на отчитане счетоводни стандарти и данъчни закони.

Отчитане на необичайни разходи или изключителни събития

Извънредните, необичайни разходи и изключителните събития са тези, които не са част от обичайната дейност на предприятието и се случват рядко. Те могат да са щети от природни бедствия, извънредни ремонти, глоби, санкции, загуби от валутни курсове и т.н.

Отчитането на такива разходи трябва да бъде отделно от обичайните оперативни разходи, за да може финансовите отчети да са точни в това отношение. И за да бъде извършена до край процедурата, е важно да се проучат причините за тях. В противен случай е възможно да се пресъздадат условията те да възникнат отново.

От счетоводна гледна точка е стандартно извънредните разходи да са представени отделно в отчета за приходите и разходите, като те следва да отразяват и потенциалните загуби веднага щом такива бъдат установени. 

Потенциалните загуби се наричат така, защото те се предвиждат на базата на текущите условия, които са показателни за евентуалното настъпване на рискова ситуация.

Редно е като документация да се включат всички бележки, които обясняват природата и размера на необичайните разходи.

В бъдещи ситуации, за минимизирането на такива разходи, стъпките, които е добре да се следват, предимно се отнасят до управлението на риска.

Обобщение и анализ на отчета за приходите и разходите

Крайният етап на отчета за приходите и разходите идва с обобщаването и анализа му. Това ти позволява да добиеш ясна представа за финансовото състояние на предприятието си и в немалко случаи да вземеш трудни решения за подобряването му.

Обобщението започва с поставянето на оценка. Основното нещо, което оценяваш, е ефективността на операциите, но освен това и разпределението на разходите, както и тенденциите в приходите. Тези оценки се отразяват и в други отчети на компанията.

Едно такова приложение е в отчетния баланс. За да можеш да предоставиш точна информация за текущите запаси, преди това трябва да оцениш стойността на своите продукция и незавършено производство – готовите продукти и тези в процес на производство, или които биват подготвяни за дистрибуция и продажба.

За оценката на финансовото състояние се ползват ключови показатели (англ. KPIs; key performance indicators) като марж на печалбата, оборот на запасите и др.

След като направиш общата оценка на всеки компонент, пристъпваш към сравнението на текущите резултати с предишни периоди. Това помага да идентифицираш отклонения от очакванията, потенциални проблеми и тенденции в приходите.

Едва тогава вече ще можеш да пристъпиш към направата на бюджетни прогнози, които да посочат очакваните финансови резултати за следващ период като тримесечие или година. 

Анализът на отчета за приходите и разходите е главно вертикален и хоризонтален, но може и да е относителен. Вертикалният показва всяка статия (всеки елемент) като процент от общите приходи, а хоризонталният разглежда промените в дейността на фирмата ти и тяхната ефективност за желания период.

Правилното съставяне и анализиране на отчета за приходите и разходите ти дава изключително ценна информация. Той помага на акционери, кредитори и други заинтересовани страни да вземат решения относно компанията ти.
Но дори по-важно от това – можеш да използваш информацията от този отчет за вземането на управленски решения, чрез които да подобриш финансовите си резултати във времето.

Източници

1. Изготвяне на годишни финансови отчети и отчети за дейността, Министерство на икономиката и индустрията https://www.mi.government.bg/general/podgotovka-na-godishni-finansovi-otcheti-i-otcheti-za-deinos/
   
2. Как да подам финансов отчет, Необходими документи за подаване финансов отчет и годишен доклад за дейността, Агенция по вписвания, Република България
   https://www.registryagency.bg/bg/registri/targovski-registar/kak-da-podam-finansov-otchet/
   
3. Закон за счетоводството, Български правен портал Lex.bg
   https://lex.bg/bg/laws/ldoc/2136697598
   

Кодекс на труда, Български правен портал Lex.bg
https://lex.bg/laws/ldoc/1594373121