Как да складираме продукти за онлайн продажби (Case Study)

Ако управляваш онлайн магазин, сигурно вече си се сблъсквал с всичко, което идва с “купи и изпрати” – нещата, които стоят зад всяка поръчка. И те не са само да натиснеш бутона „Поръчай“, за да пратиш нещо на клиента. Не! Това включва много повече: складиране на стоката, следене на инвентара, избиране на опаковки, координиране с куриерските услуги, изпращане до клиента и, разбира се, решаване на въпроси около връщанията на продукти.

И когато всичко това започне да се натрупва, без адекватно управление, се превръща в истински хаос. Особено в пикови периоди, когато поръчките започват да нарастват, а твоят екип не е подготвен за управлението на всички тези процеси. Всеки малък пропуск, забавяне или грешка може да се окаже сериозен проблем – да накара клиентите ти да се чудят дали си достатъчно организиран, дали могат да разчитат на теб и дори, дали да поръчат отново.

Това се случи и на нашия клиент “Декора” – онлайн магазин за домашен интериор, който започна да се сблъсква с точно тези предизвикателства. Проблемите им започнаха със складовото пространство, което започна да става все по-пълно и хаотично. Затрудняваха се да следят инвентара си, което пък водеше до грешки при обработката на поръчки. А когато тези поръчкиха не се изпращаха навреме, или стоката беше опакована грешно, клиентите недоволства и в крайна сметка оставаха разочаровани.  

Именно в тази ситуация се намесихме ние – NEXT BASKET. Обсъдихме какви са проблемите на “Декора” и как нашата платформа може да ги реши. Вместо да се тревожат за всяка поръчка, вместо да се борят с проблеми в логистиката, да следят всеки един етап на складирането или да се опитват да открият нещата, които са в запасите им, нашето решение просто – направи всичко по-лесно и ефективно с няколко клика!

В това case study ще ти разкажем всички подробности – как успяхме да трансформираме складирането и логистиката за “Декора” и да направим бизнеса им по-организиран, по-бърз и, най-важното, по-печеливш. Ще ти обясним как нашата платформа решава конкретни проблеми, като се започне от оптимизацията на складовото пространство, през автоматизацията на процесите по инвентаризация и опаковане, до намаляването на разходите за доставка. 

Да започваме!

Онлайн магазин? Лесно е!

Стартирането на онлайн бизнес никога не е било по-лесно!

Без нужда от технически умения и инвестиция, създай своя онлайн магазин за минути.

Започни сега

Важността на ефективното складиране за онлайн бизнеса

Както вече споменахме, складирането на стоките не е просто технически процес. То е основен елемент от цялостната логистика на онлайн магазина, който може да има сериозно значение за оперативната ефективност, клиентското изживяване и дори финансовите резултати, казано по сложния начин. По-простичко това означава, че онлайн магазинът лесно и бързо намира и изпращата поръчаните стоки, а клиентите остават доволни! 

Така че, нашата цел беше да създадем ефективна и гладко функционираща система за складиране, която да позволи на “Декора” да подобри своето управление на инвентара, да оптимизира пространството в склада и да избегне грешки при обработката на поръчките. С други думи, трябваше да гарантираме, че всяка стока е на точното място в точното време, че всички продукти могат лесно да бъдат открити и подготвени за изпращане, и че цялата система ще бъде толкова ефективна, че да минимизира времето и разходите, свързани с тези процеси.

Как неправилното складиране влияе върху продажбите и репутацията

За да постигнем този резултат, трябваше да се фокусираме върху една от основните пречки, с които “Декора” се сблъскваше – неправилно организираните складови процеси. Проблемите в складирането водеха до грешки при изпълнението на поръчките, които включваха не само неправилни продукти, но и забавени доставки. Също така, складовото пространство беше претоварено, което усложняваше намирането на необходимите стоки, което създаваше допълнително забавяне и несигурност.

Предимствата на добре организирания склад

Добре организиран склад е много повече от просто място за съхранение на продукти. Това е пространство, което е ефективно използвано, така че всяка отделна част от него да бъде максимално полезна. За “Декора”, нашата цел беше да създадем система, която да използва всяка част от склада по най-добрия начин, без да се създава хаос или ненужно натоварване. Това включваше създаване на специализирани зони за различни видове стоки, така че най-търсените продукти да са лесно достъпни и бързо да бъдат намирани. 

Когато склада е правилно организиран, всеки продукт има точно определено място. Това означава, че при всяка поръчка екипът може бързо да намери и подготви стоките за изпращане, независимо дали са с огромно търсене в момента или не. За “Декора” целта беше да се минимизират грешките при изпълнението на поръчки – да се гарантира, че всяка поръчка ще бъде изпратена правилно и навреме, като се използва метод на складиране, който позволява това да се случва по-ефективно.

Правилната организация на склада осигурява и ефективна инвентаризация. Веднъж когато продуктите са етикетирани и поставени на правилните места, лесно можем да ги проследим и да следим наличностите им. Нашата цел тук беше да помогнем на “Декора” да автоматизират процеса на инвентаризация и да намалят човешките грешки, които могат да се случат при ръчно водене на списъци.

Има и още един плюс. Възможността да се намерят и изпратят продуктите бързо не само увеличава ефективността на процеса, но също така намалява нуждата от допълнителен труд. Вместо да се губи време в търсене на стоки и претърсване на целия склад, всеки член на екипа знае точно къде да отиде, за да вземе необходимия продукт. Това води до намаляване на натоварването на персонала и позволява на екипа да се фокусира върху по-важни задачи, като например опаковане на стоките или комуникация с клиентите.

Добре организираният склад позволява на бизнеса да бъде и по-гъвкав и готов за разширяване. Когато складът е правилно структуриран, новите продукти могат да бъдат добавени без да се нарушава съществуващата организация. 

Всички тези предимства не само че повишават ефективността на складирането и обработката на поръчки, но и значително подобряват цялостното клиентско изживяване. Когато процесите са организирани правилно, клиентите получават своите продукти на време и в перфектно състояние, което означава по-висока удовлетвореност и доверие. Това беше и голямата цел, която си поставихме с “Декора” – да направим тяхната логистика по-ефективна и тяхната марка по-надеждна в очите на клиентите.

Как да изберем подходящ склад

Изборът на подходящ склад е едно от най-важните решения, които трябва да се вземат. То оказва наистина огромно влияние върху ефективността на логистиката, времето за доставка и в крайна сметка – удовлетвореността на клиентите. Когато започнахме да работим с “Декора”, един от първите въпроси беше как да изберат склад?

Той трябваше не само да отговаря на нуждите им в момента, но и да бъде гъвкав, за да се адаптира към растежа на бизнеса им. Какви са критериите, които трябва да се вземат под внимание, когато избираш склад? Нека разгледаме най-важните от тях.

• Размер на склада: Първото нещо, което трябва да се вземе под внимание, е размерът на склада. Какъв обем продукти ще съхраняваш? За “Декора”, които продаваха домашен интериор, този критерий беше особено важен, защото голяма част от техните продукти са големи и обемисти – мебели, картини, лампи и т.н. За тях беше важно складовото пространство да е достатъчно голямо, за да побере всички тези артикули, но и да не създават ненужни разходи за излишно пространство.

• Местоположение: Местоположението на склада е друг изключително важен фактор, който може да повлияе на логистиката и времето за доставка. Ако складът е твърде далеч от основните ти клиенти, това означава и по-дълго време за обработка и доставка. “Декора” имаше нужда от склад, който да бъде стратегически разположен, за да обслужва не само столицата, но и по-малки населени места наоколо, като това щеше да намали и времето за доставка и разходите за транспорт. 

• Цена: За всеки бизнес цената е определяща. Тя трябва да бъде съобразена с възможностите му, но също така и с бъдещия растеж. Складът трябва да бъде достатъчно ефективен, за да не се налага да се плащат високи такси за непълно използвано пространство, но същевременно трябва да осигури място за разширяване. 

Видове складове (собствен, нает, облачен)

Ето основните видове складове и техните предимства.

1. Собствен склад – Пълен контрол, но с висока цена

Ако искаш всичко да е под твой контрол – от разположението на стоките до начина на опаковане, собственият склад може да изглежда като добра идея. Това беше първоначалният избор на “Декора”, но бързо се оказа, че предизвикателствата надхвърлят очакванията.

Предимства:

• Пълен контрол върху операциите.
• Гъвкавост при персонализиране на складовите процеси.
• Няма нужда от координация с външни доставчици.

Недостатъци:

• Високи първоначални инвестиции за наем или покупка на складово пространство.
• Необходимост от наемане и управление на персонал.
• Постоянни разходи за поддръжка, оборудване и технологии.

Собствените складове са идеални за големи компании с установени логистични мрежи, но за малки и средни бизнеси могат да се окажат бреме.

2. Нает склад – Гъвкавост без главоболия

Когато бизнесът на “Декора” започна да расте, те решиха да преминат към нает склад. Това им спести доста време и усилия, но не реши всички проблеми.

Предимства:

• По-ниски първоначални разходи в сравнение със собствения склад.
• Не се изисква дългосрочен ангажимент – можеш да променяш площта според нуждите си.
• Основните складови операции се извършват от екипа на наетия склад.

Недостатъци:

• Ограничен контрол върху складовите процеси.
• Зависи от договореностите с доставчика на услугата.
• Допълнителни разходи за координация и интеграция със собствената платформа.

Наетият склад е добър вариант за компании, които искат да избегнат високите първоначални инвестиции, но все пак имат нужда от физическо пространство за съхранение.

3. Облачен склад – Перфектното решение за електронна търговия

И тук идва облачният склад, който NEXT BASKET предлага. Това беше революционното решение за “Декора”, когато онлайн продажбите им скочиха. С този модел не се налага да мислиш за физическо пространство или да управляваш персонал – всичко се автоматизира и се ръководи от нас.

Как работи? Облачният склад на NEXT BASKET функционира като централен хъб за съхранение и обработка на поръчки. Просто доставяш продуктите си до нашия склад, а ние се грижим за всичко останало – от приемането и етикетирането на стоките до предаването им на куриер.

Предимства:

• Няма нужда от физическо управление: Всички складови операции се извършват от нашия екип.
• Автоматизация: Всички процеси – от инвентаризацията до изпращането на поръчки – са интегрирани с твоя онлайн магазин.
• Гъвкавост и мащабируемост: Подходящ както за малки, така и за големи бизнеси.
• Оптимизация на разходите: Плащаш само за услугите, които използваш, и за пространството, което заемаш.

Недостатъци:

• Необходимост от доверие в доставчика на услугата (но, хей, ние сме Next Basket!).
• По-ангажиращо персонализиране на процесите спрямо специфични нужди на бизнеса.

С други думи, облачният склад е “мечтата” за бизнесите, които искат да се фокусират върху продажбите, без да се затормозяват с логистиката.

Какво получи “Декора” с облачния склад на NEXT BASKET?

• Локация: Нашият първи склад в Русе е стратегически разположен, с площ от 2 000 м² и възможност за разширение.
• Скорост и ефективност: Поръчки, постъпили до 15:00 ч., се обработват и предават на куриер същия ден.
• Сигурност: Всички стоки са застраховани срещу повреди и загуби.
• Прозрачност: Винаги можеш да проследяваш складовите наличности в реално време.

Изборът на склад зависи от твоите нужди и мащаба на бизнеса. Ако искаш пълен контрол, може би собствен или нает склад са за теб. Но ако искаш да елиминираш всички логистични главоболия и да оптимизираш разходите си, облачният склад на NEXT BASKET е перфектното решение. За “Декора” също беше такова.

Организация на складовото пространство

От всичко до тук вече стана ясно, че складът е сърцето на всяка логистична операция. Независимо дали говорим за собствен, нает или облачен склад, ефективната организация на пространството е ключът към бързото изпълнение на поръчки и минимизирането на грешки. Ето как подходихме към организацията на складовото пространство с “Декора” и как можеш да приложиш тези принципи в своя бизнес.

Системи за рафтово съхранение: Използвай пространството на максимум

Когато стоките са подредени правилно, всичко става по-лесно – от инвентаризацията до изпълнението на поръчки. Затова първата стъпка в организацията на склада е да избереш подходящата система за рафтово съхранение. От какво можеш да избираш:

• Статични рафтове: Перфектни за съхранение на продукти с ниска честота на оборот.
• Подвижни рафтове: Позволяват по-добро използване на пространството, като се движат върху релси.
• Палетни стелажи: Идеални за обемни и тежки стоки.
• “Мезонети” (многоетажни рафтове): Увеличават капацитета на склада, без да е нужно допълнително пространство.

В склада на NEXT BASKET в Русе интегрирахме няколко от тези системи, за да отговорим на разнообразните нужди на нашите партньори. “Декора” се възползва от комбинация между палетни стелажи за обемните артикули и статични рафтове за по-малките аксесоари.

Зониране на складовото пространство: Няма губене на време

Тайната на ефективния склад е добре обмисленото зониране. Представи си складовото пространство като град – всеки продукт трябва да си има “адрес”. Разделянето на склада на зони помага за бързото намиране и обработване на стоките. Кои са основните зони в склада, от които се нуждаеш:

• Приемна зона: Тук пристигат новите доставки, проверяват се и се подготвят за складиране.
• Зона за съхранение: Основната част на склада, където продуктите чакат да бъдат изпратени.
• Зона за пикиране и опаковане: Продуктите се събират и подготвят за изпращане.
• Експедиционна зона: Мястото, където готовите пратки чакат куриера.

В склада на NEXT BASKET, за да минимизираме времето за обработка на поръчки, разположихме най-търсените продукти на стратегически места – близо до зоната за пикиране. Това гарантира, че “Декора” може да изпраща своите топ-продукти светкавично.

Етикетиране и маркиране на продукти: Всичко с име и номер

Доброто етикетиране е като навигация за склада. Без него можеш да се загубиш в море от кашони. Всеки продукт, който влиза в склада на NEXT BASKET, получава уникален SKU (Stock Keeping Unit) и баркод, които го правят лесно проследим. Как го правим:

• Етикетиране при приемане: Всеки артикул се регистрира в системата и получава свой уникален идентификатор.
• Дублиране на баркодове: Ако продуктите на различни клиенти имат еднакви баркодове, ние автоматично генерираме нови, за да избегнем обърквания.
• Маркиране на зони и рафтове: Всяка зона и рафт имат ясно видими идентификационни етикети, които улесняват пикирането.

С тази система “Декора” успя да намали грешките при изпълнение на поръчки почти до нула. Вече нямаше случаи, в които клиент получава грешен продукт.

Накратко, добре организираното складово пространство не само ускорява процесите, но и носи спестявания – по-малко време за пикиране, по-малко грешки и по-доволни клиенти. В склада на NEXT BASKET тези принципи са в основата на всяка операция, защото вярваме, че хаосът е подходящ само за творческите индустрии, не и за логистиката.

Управление на инвентара

Представи си следното: клиентът поръчва, ти бързо и уверено обещаваш доставка, но… стоката я няма. Това не само че вреди на репутацията, но и на джоба ти. Затова, когато помогнахме на “Декора” да оптимизират своите складови процеси, фокусът беше и върху изрядното управление на инвентара. Ето как го направихме.

Методи за инвентаризация: Как да държиш всичко под контрол

Инвентаризацията е основата на ефективното управление на складовите запаси. За да сме сигурни, че нищо не се губи, не се забравя или, още по-лошо, не се праща на грешен клиент, използваме изпитани методи.

• ABC анализ: Разделя продуктите в три категории – A (най-ценните и често продавани), B (умерено търсене) и C (редки, но необходими). Така се концентрираш върху най-важните стоки.
• Циклична инвентаризация: Вместо да проверяваш всичко наведнъж, правиш частични проверки редовно. Това е златният стандарт в NEXT BASKET, защото минимизира прекъсванията.
• Инвентаризация на базата на транзакции: Проверка след всяко движение на стока. Макар да е трудоемко, гарантира максимална точност.

За “Декора”, цикличната инвентаризация беше най-добрият избор. Така те можеха да поддържат висока точност, без да спират процесите си.

Софтуер за управление на складове: Технологията, която прави чудеса

В днешно време, да се разчита на ръчни процеси е като да опитваш да управляваш самолет със сглобено в гаража табло. С помощта на ERP системата на NEXT BASKET, всичко в склада се случва гладко и автоматизирано. Какво прави нашият софтуер:

• Автоматизира приемането и пикирането: Всяко движение в склада се регистрира автоматично.
• Следи в реално време: Наличностите, поръчките и движението на стоки са видими онлайн по всяко време.
• Интеграция с онлайн магазина: Поръчката влиза в магазина и автоматично се обработва в склада.
• Изпраща известия: За ниски нива на запаси, изтичащ срок на годност или забавяне на доставка.

С този софтуер “Декора” не само може да следи инвентара си, но и да реагира навреме при всяка ситуация.

Оптимизиране на нивата на запаси: Нито твърде много, нито твърде малко

Една от основните цели в управлението на инвентара е да намериш баланс между излишъка и недостига. Никой не иска склад, пълен с непродаваеми стоки, но също така не искаш да разочароваш клиентите си с липси. Как постигнахме това за “Декора”:

• Прогнозиране на търсенето: Анализирахме данните за продажбите, за да определим кои продукти са най-търсени.
• Минимални и максимални нива на запаси: Внедрихме автоматични сигнали, които предупреждават, когато нивата на запаси достигнат критични стойности.
• Бързооборотни и бавнооборотни стоки: Разделихме стоките по скорост на продажби и оптимизирахме зареждането за всяка категория.

Резултатът? “Декора” вече нямаше нужда да инвестира в излишни запаси, и същевременно винаги имаше на склад най-продаваните продукти. Клиентите са доволни, а разходите – оптимизирани.

Опаковане и подготовка за доставка

В електронната търговия опаковката е първото физическо впечатление, което клиентът получава за твоя продукт. Тя не е просто средство за транспортиране – това е част от преживяването. Затова, когато работихме с “Декора”, обърнахме специално внимание на опаковането и подготовката за доставка. Тази стъпка не само защитава продукта, но и оставя трайно впечатление в клиента.

Видове опаковъчни материали: Какво използваме и защо?

Изборът на подходящи опаковъчни материали е наистина важен. Трябва да съчетаеш сигурност, икономичност и естетика. Ето и основните категории, с които работим:

• Кашони: Здрави и подходящи за разнообразни продукти. За “Декора” това беше основен избор за транспортиране на декоративни артикули.
• Въздушни възглавнички и фолио: Идеални за чупливи и деликатни продукти. Така гарантираме, че всяка порцеланова ваза (или още по-деликатен продукт) стига до клиента непокътната.
• Куриерски пликове: За по-малки и неуязвими стоки, като текстилни аксесоари или документи.
• Еко опаковки: Рециклируеми материали за клиентите, които държат на устойчивостта.

Или, за всеки тип продукт съществува перфектната опаковка, която съчетава защита и представителност.

Стандарти за опаковане: Когато доброто представяне е от значение

Стандартизацията е важна не само за качеството, но и за ефективността на процеса. В NEXT BASKET следваме утвърдени практики, които гарантират, че всеки пакет изглежда професионално и е готов да устои на транспортните предизвикателства. Основните правила, които прилагаме са:

• Здравина на опаковката: Винаги тестваме дали опаковката може да издържи на натиск и удари.
• Размер по мярка: Няма нищо по-неудобно от огромен кашон за малък продукт. Точният размер намалява разходите за транспорт и намалява риска от повреда.
• Документацията вътре: Всеки пакет трябва да съдържа необходимите документи – фактура, ръководство за употреба, формуляр за връщане.
• Брандиране: Ако искаш да направиш впечатление, брандираните опаковки са идеален начин да създадеш незабравимо изживяване.

За “Декора” внедрихме персонализирани опаковки с лого, което добави нотка на лукс към всяка поръчка.

Автоматизация на процеса на опаковане: Бързо, точно, ефективно

За да направим процеса по-ефективен, трябваше да внедрим автоматизация в опаковането. Опаковането, когато се прави ръчно, често води до неефективност и грешки, особено при голямо количество поръчки. Решихме да внедрим автоматизирани системи за определяне на размерите на опаковките и количествата материали, които ще бъдат използвани в зависимост от вида на продукта.

С нашата платформа, “Декора” можеха лесно да зададат параметрите за всеки вид продукт и системата автоматично да им предложи най-добрия начин на опаковане. Например, когато голям и обемен продукт трябваше да бъде изпратен, системата автоматично избираше по-голям и по-стабилен картон. По-малките продукти пък автоматично получаваха персонализирани опаковки и пълнители.

Тази автоматизация значително намали времето за опаковане и намали нуждата от човешка намеса, което доведе до по-бързо и по-надеждно изпълнение на поръчките. В допълнение, автоматизацията ни помогна да избегнем излишните разходи за опаковки, защото всяка поръчка беше опакована точно с необходимото количество материали.

Заключение: Складирането – скритият герой на успешния онлайн бизнес

Независимо дали си стартиращ предприемач или вече утвърден играч в онлайн търговията, една истина остава непроменена: зад всеки успешен електронен магазин стои безупречна логистика. От избора на правилния склад и управлението на инвентара, до перфектната опаковка и доставка – всеки детайл е от значение.

За “Декора”, който стартира с големи амбиции и ограничени ресурси, правилното управление на склада беше от решаващо значение. С помощта на NEXT BASKET те не само оптимизираха складовите си операции, но и трансформираха целия си бизнес модел. От хаотичен склад до автоматизиран фулфилмънт процес, всяка стъпка беше внимателно обмислена и внедрена.

Какво научихме по пътя? Успешната електронна търговия не е само въпрос на красив сайт и добър маркетинг. Истинската магия се случва зад кулисите, където правилната организация на складовете, ефективната инвентаризация и безупречната доставка гарантират, че клиентът ще получи точно това, което е поръчал – навреме и в перфектно състояние.

И ако досега си смятал, че складовата логистика е скучна тема, то надяваме се, че сме ти показали обратното. В крайна сметка, когато всичко върви гладко, клиентите са доволни, а бизнесът расте – това е истинската дефиниция на успеха. И ако ти си на път да направиш следващата стъпка към оптимизацията, знаеш къде да ни намериш.

Защото, както обичаме да казваме: “NEXT BASKET – успехът е добра идея!” 

Често задавани въпроси 

Как да изчисля размера на складовото пространство, което ми е необходимо?

Изчисляваш обема на стоките, които ще складираш, като добавяш 20-30% допълнително пространство за коридори, движение на служители и безопасност. Трябва да вземеш предвид и бъдещото разширение на инвентара.

Какви са най-популярните софтуерни решения за управление на складове?

Сред най-използваните са NetSuite, SAP, Next Basket. Те предлагат решения за следене на инвентара, оптимизация на складирането и автоматизация на процесите.

Какви са най-новите тенденции в областта на складирането?

Сред новите тенденции са автоматизацията на складовите процеси, използването на IoT устройства за проследяване в реално време, внедряване на облачни платформи за управление и устойчиво складиране, което включва намаляване на отпадъците и енергийната ефективност.